Visa là một trong những giấy tờ quan trọng giúp các kỹ sư có thể làm việc và cư trú tại Nhật Bản trong một thời gian nhất định. Để kéo dài thời gian làm việc tại Nhật thì các kỹ sư sẽ cần làm thủ tục xin gia hạn visa trong vòng 3 tháng trước khi hết hạn. Vậy thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật như thế nào? Cùng Jellyfish tìm hiểu nhé!
1. Visa kỹ sư Nhật Bản là gì?
Visa kỹ sư Nhật Bản là loại thị thực lao động dành riêng cho những người lao động có trình độ cao, làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật, công nghệ, và khoa học tại Nhật Bản, được hưởng quyền lợi và ưu đãi như người bản xứ. Đặc biệt, visa kỹ sư còn là một trong những loại visa lao động có tư cách và thời hạn cư trú dài nhất ở Nhật.
2. Thời hạn gia hạn visa kỹ sư Nhật Bản
Đối với visa kỹ sư thì có thể được công ty ký kết 5 năm 1 lần, 3 năm 1 lần hoặc 1 năm 1 lần tùy vào công ty tại Nhật.
Để tránh trường hợp visa quá gần ngày hết hạn và không đủ thời gian lưu trú để xin cấp lại visa một lần nữa thì người lao động nên hoàn thành thủ tục xin gia hạn visa kỹ sư tại Nhật trong thời gian 3 tháng trước khi visa hiện tại hết hạn. Việc làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật sẽ giúp cho các kỹ sư có thêm thời gian để học tập và làm việc tại đây.
Lưu ý, ngày bắt đầu của visa mới sẽ là ngày tiếp theo ngày hết hạn của visa cũ, vì thế người lao động không cần lo lắng việc nếu xin gia hạn visa sớm sẽ bị cắt bớt ngày lưu trú nhé.
Trường hợp người lao động không nắm rõ các thông tin liên hệ trực tiếp với cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương (Nyukan) hoặc ủy quyền cho người đại diện pháp luật xin gia hạn.
3. Thủ tục xin gia hạn visa kỹ sư tại Nhật
3.1. Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật
– Đơn xin gia hạn visa:
Tham khảo các mẫu đơn xin gia hạn visa trong các lĩnh vực ngành nghề tại đây
Các cá nhân kỹ sư cần tự tải đơn xin gia hạn visa theo các mẫu ở trên về và điền thông tin vào trang số 1 và trang số 2. Hướng dẫn về cách điền giấy tờ làm thủ tục xin gia hạn visa kỹ sư tại Nhật như sau:
* Cách điền tờ số 1:
- Quốc tịch. Điền vào ベトナム
- Ngày tháng năm sinh. Điền theo thứ tự năm, tháng, ngày
- Họ và tên. Điền họ tên in hoa không dấu. Ví dụ NGUYEN VAN A
- Giới tính. Khoanh tròn vào mục tương ứng
- Tình trạng hôn nhân. Khoanh tròn vào mục tương ứng
- Nghề nghiệp. Điền vào nghề nghiệp hiện tại. Ví dụ エンジニア
- Địa chỉ tại quốc gia của mình. Ví dụ ハノイ
- Địa chỉ đầy đủ tại Nhật Bản
- Số điện thoại
- Thông tin hộ chiếu
- Số hộ chiếu
- Ngày hết hạn hộ chiếu
- Thông tin tư cách lưu trú hiện tại
- 現に有する在留資格：Tư cách lưu trú trên thẻ hiện tại. Ví dụ 学生、家族滞在
- 在留期間：Thời hạn lưu trú trên thẻ hiện tại. Ví dụ 5年
- 在留期間の満了日：Ngày hết hạn trên thẻ hiện tại, theo thứ tự năm, tháng, ngày
- Mã số thẻ lưu trú, ở góc trên bên phải của thẻ hiện tại
- Thời hạn lưu trú mong muốn. Điền vào 5年 (kết quả có thể bằng hoặc thấp hơn)
- Lý do muốn thay đổi tư cách lưu trú. Ví dụ 株式会社XXXXで働くため
- Đã từng phạm tội tại Nhật chưa. Khoanh vào 無
- Có người thân hoặc người đang sống cùng tại Nhật hay không.
-Nếu không có thì khoanh vào 無
-Nếu có thì khoanh vào 有 và điền vào các thông tin của người thân:
- Mối quan hệ. Ví dụ nếu ở cùng với vợ thì điền vào 妻
- Họ tên. Điền họ tên in hoa không dấu. Ví dụ NGUYEN THI B
- Ngày tháng năm sinh. Điền theo thứ tự năm, tháng, ngày
- Quốc tịch. Ví dụ ベトナム
- Có đang sống cùng không. Khoanh vào ô tương ứng
- Tên trường / cơ quan đang làm việc. Ví dụ 株式会社XXXX
- Mã số thẻ lưu trú / mã số chứng minh tư cách vĩnh trú đặc biệt
* Cách điền tờ số 2:
– Thông tin công ty các kỹ sư đang làm việc.
- Tên công ty, nếu có tên chi nhánh thì có thể điền luôn tên chi nhánh.
- Địa chỉ của công ty kỹ sư làm việc.
- Số điện thoại của công ty làm việc.
– Bậc học cao nhất. Chọn vào ô tương ứng.
- Tên trường của bậc học cao nhất của bạn.
- Ngày tốt nghiệp của bậc học cao nhất của bạn.
– Chuyên ngành học cao nhất. Chọn vào ô tương ứng.
– Có chứng chỉ kỹ thuật viên xử lý thông tin hoặc bất cứ chứng chỉ nào khác không. Chọn vào ô tương ứng.
– Lịch sử làm việc: Nếu các kỹ sư chưa từng đi làm thì bỏ trống phần này, nếu đã từng đi làm thì điền từ thời gian tốt nghiệp đến hiện tại.
– Tên người đại diện: Thường thì phần này sẽ có thể để trống.
Cuối cùng, các kỹ sư ký tên và ghi rõ ngày tháng. Ký tên mình ở vị trí có 2 đường kẻ ngay dưới dòng đó.
Bên dưới phần ký tên có mục 取次人: Đại lý hoặc người được ủy quyền. Nếu nhân viên là người tự mình đi xin thì không cần điền gì ở mục này. Nếu ủy quyền cho người khác đi xin hộ thì phải có đầy đủ giấy ủy quyền.
– Ảnh cá nhân:
1 tấm ảnh chụp 3*4, chụp chính diện, đằng sau có ghi tên của người làm đơn. Lưu ý ảnh phải đươc chụp trong vòng 3 tháng trở lại đây và dán vào sheet 申請人用（更新) １của 在留期間更新新許可申請書
– Thẻ ngoại kiều và hộ chiếu:
Bản sao (hay bản copy) 2 mặt và nộp cho Cục xuất nhập cảnh.
Các kỹ sư nên mang theo bản gốc vào ngày đi nộp và ngày đi nhận hồ sơ để xác minh thân phận.
– Giấy chứng nhận đang làm việc tại công ty:
Giấy này các kỹ sư có thể xin ở phòng hành chính công ty, nếu có thêm nội dung thu nhập thì càng tốt.
– Bản sao Hợp đồng lao động:
Giấy này các kỹ sư cũng xin tại công ty, thường sẽ có bản gốc khi ký hợp đồng lao động với công ty. Nhưng bạn nên photo và đính kèm vào hồ sơ gia hạn visa.
– Giấy chứng nhận thuế cư trú năm gần nhất:
Đối tượng là các bạn kỹ sư đã đi làm từ năm thứ 2 trở lên và năm trước đó có đóng thuế cư trú.
– Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú năm gần nhất:
Đối tượng là các bạn kỹ sư đã đi làm từ năm thứ 3 trở lên và năm trước đó có đóng thuế cư trú.
– Giấy chứng nhận miễn thuế cư trú năm gần nhất:
Đối tượng là các bạn kỹ sư mới đi làm năm đầu tiên và năm trước thuộc loại VISA học sinh / gia đình và không có thu nhập nên không cần đóng thuế.
– Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước:
Hằng năm, công ty sẽ phát giấy này vào khoảng tháng 12.
– Giấy 退職証明書 (Trường hợp các bạn chuyển công ty mới khi xin gia hạn):
Để có được giấy tờ này, bạn cần liên lạc với công ty cũ càng sớm càng tốt. Lưu ý là chỉ những công ty cũ trong thời hạn visa trước. Ví dụ trong thời gian visa trước 5 năm bạn chuyển công ty A sang B thì chỉ cần xin giấy 退職証明書 của công ty A.
– Giấy tường trình chi tiết lý do xin gia hạn visa:
Giấy này bạn phải tự viết, thường không có mẫu cụ thể.
Tùy theo từng trường hợp mà Cục xuất nhập cảnh có yêu cầu thêm một số giấy tờ của công ty hiện tại như:
– Bản tổng hợp thu nhập và thuế của doanh nghiệp trong năm trước đó.
– Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty Nhật (trong 3 tháng gần nhất).
– Báo cáo tài chính của năm gần nhất.
3.2. Tiến hành nộp hồ sơ
Tổng hợp các tài liệu đã chuẩn bị, bỏ vào 1 file hồ sơ và đem lên Cục xuất nhập cảnh gần nơi bạn sống nhất để nộp.
– Địa chỉ nộp hồ sơ: Bạn hoặc nhờ người đại diện mang các giấy tờ đã chuẩn bị đến Cục quản lý xuất nhập cảnh để nộp.
– Thời gian nộp hồ sơ:
+ Sáng : 9:00 – 12:00
+ Chiều : 13:00 – 16:00
Cục sẽ nhận hồ sơ của bạn trong 2 khung giờ trên vào tất cả các ngày trong tuần.
3.3. Chờ nhận kết quả
Nếu việc gia hạn thành công, thông thường sau khoảng 2 tuần đến 1 tháng, bạn sẽ nhận được “Thông báo” đến từ Cục quản lý xuất nhập cảnh.
Sau khi bạn nhận được bưu thiếp, mua trước tem mệnh giá 4,000 yên tại bất kỳ bưu điện nào.
Tiếp đó, để hoàn tất thủ tục gia hạn visa kỹ sư tại Nhật, bạn hay người tư vấn pháp luật cần mang theo những giấy tờ sau đến Cục quản lý xuất nhập cảnh để được nhận thẻ lưu trú mới:
– Thư thông báo
– Hộ chiếu (bản gốc)
– Thẻ ngoại kiều (bản gốc)
– Biên lai nộp hồ sơ
– Tem thuế mệnh giá 4,000 yên
Thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật sẽ đơn giản hơn khi bạn chuẩn bị đầy đủ và kỹ lưỡng từ trước. Hãy lưu ý về thời gian làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư trước tối thiểu 3 tháng trước khi hết hạn visa để không gặp những trường hợp đáng tiếc bạn nhé!
Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về các job kỹ sư tại Nhật thì đừng ngần ngại, hãy để lại thông tin của bạn ngay dưới đây để được Jellyfish hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé!
